Sì, una S.r.l. può rimborsare all’amministratore l’uso dell’auto personale per una trasferta aziendale. Il rimborso deve però riferirsi a uno spostamento effettivo, collegato all’incarico, autorizzato secondo le regole interne e ricostruibile attraverso una nota spese. Non basta indicare un importo generico o moltiplicare i chilometri senza identificare viaggio, destinazione, motivo e veicolo utilizzato.
Quando lo spostamento è una trasferta
Nel caso ordinario, i compensi percepiti per l’ufficio di amministratore sono redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente. Per i rimborsi di trasferta trovano quindi applicazione le regole previste per tale categoria, salvo che l’incarico rientri nell’attività professionale abituale dell’amministratore.
Per qualificare correttamente lo spostamento occorre individuare il luogo in cui l’amministratore svolge normalmente l’incarico. La trasferta presuppone un allontanamento temporaneo da questo luogo per una specifica esigenza societaria. Per l’applicazione del regime fiscale delle trasferte assume particolare rilievo anche il superamento del territorio comunale.
Possono costituire trasferte, per esempio, gli spostamenti per:
- incontrare un cliente o un fornitore presso la sua sede;
- raggiungere un cantiere, uno stabilimento o una filiale;
- partecipare a una fiera o a una riunione con finalità aziendali;
- recarsi presso una banca, un professionista o un ente per una pratica della società.
Non dovrebbe invece essere trattato automaticamente come trasferta il tragitto abituale tra abitazione e luogo ordinario di svolgimento dell’incarico. Anche gli spostamenti privi di una finalità societaria concreta restano estranei al rimborso aziendale.
Autorizzazione e collegamento con l’attività della S.r.l.
La società dovrebbe adottare una procedura coerente con la propria struttura. L’autorizzazione può risultare da un regolamento, da una delibera, da un ordine di missione o da un altro documento interno che individui almeno:
- il soggetto autorizzato;
- il motivo dello spostamento;
- la destinazione e la data;
- la possibilità di utilizzare il veicolo personale;
- il criterio scelto per calcolare il rimborso;
- il soggetto incaricato di controllare e approvare la nota spese.
L’autorizzazione preventiva è particolarmente utile quando l’amministratore coincide con il socio di controllo o dispone di ampi poteri di spesa. In questi casi la documentazione deve rendere verificabile l’interesse della società ed evitare che il rimborso sia una semplice erogazione aggiuntiva priva di riscontri.
Cosa deve contenere la nota spese chilometrica
Per ogni viaggio è opportuno predisporre una nota spese analitica, firmata dall’amministratore e sottoposta al controllo previsto dalla procedura societaria. Il documento dovrebbe riportare:
- nome dell’amministratore e periodo di riferimento;
- data della trasferta;
- luogo di partenza e destinazione;
- finalità aziendale dello spostamento;
- chilometri percorsi, distinguendo eventuali tratte;
- marca, modello, alimentazione e targa del veicolo personale;
- costo chilometrico applicato e fonte utilizzata;
- eventuali pedaggi, parcheggi e altre spese, con i relativi giustificativi;
- importo complessivo richiesto e approvazione interna.
La prova della finalità può essere rafforzata, secondo il caso, da convocazioni, appuntamenti, rapporti di intervento, corrispondenza, documenti di cantiere o programmi della manifestazione. Non occorre accumulare documenti non pertinenti: serve una traccia coerente che colleghi data, percorso e attività aziendale.
Come determinare il rimborso
Il rimborso si calcola normalmente moltiplicando i chilometri della specifica trasferta per il costo chilometrico riferibile al veicolo utilizzato. La società deve applicare un criterio oggettivo e aggiornato, conservando il prospetto dal quale deriva la tariffa.
La tariffa chilometrica sintetizza più componenti del costo di utilizzo del mezzo. Non è quindi corretto aggiungere separatamente carburante, manutenzione o assicurazione già compresi nel costo chilometrico. Pedaggi e parcheggi possono essere rimborsati a parte se inerenti, documentati e non inclusi nella tariffa adottata.
Esempio ipotetico di calcolo e limite di deduzione
Un amministratore utilizza la propria auto per una trasferta aziendale di andata e ritorno pari a 186 chilometri. Si ipotizzano, esclusivamente per mostrare il metodo, un costo del veicolo utilizzato di 0,58 euro per chilometro e un costo fiscalmente rilevante per la società di 0,50 euro per chilometro.
| Voce | Calcolo | Importo |
|---|---|---|
| Rimborso spettante secondo il criterio adottato | 186 km × 0,58 euro | 107,88 euro |
| Importo deducibile nell’esempio | 186 km × 0,50 euro | 93,00 euro |
| Parte eccedente il limite ipotizzato | Differenza tra i due importi | 14,88 euro |
L’esempio evidenzia che rimborso riconosciuto all’amministratore e importo deducibile dalla società non coincidono necessariamente. La S.r.l. può determinare il rimborso in base al veicolo effettivamente utilizzato, mentre l’articolo 95 del TUIR limita la deduzione al costo di percorrenza riferibile ad autoveicoli entro la potenza fiscale prevista dalla norma. Il modello del veicolo e i valori effettivi devono essere verificati per l’anno della trasferta.
Trattamento fiscale per l’amministratore
Se l’incarico genera reddito assimilato a quello di lavoro dipendente, il rimborso analitico del viaggio relativo a una trasferta fuori dal territorio comunale può non concorrere al reddito dell’amministratore, purché lo spostamento sia effettivo e adeguatamente documentato.
Per gli spostamenti nel territorio comunale la disciplina è più restrittiva: sono esclusi dal reddito soltanto i rimborsi di viaggio e trasporto comprovati e documentati. Per questo motivo la società deve distinguere chiaramente le missioni fuori comune da quelle svolte nello stesso comune.
Un importo forfetario mensile denominato “rimborso chilometrico”, scollegato dalle singole trasferte, espone invece al rischio di essere considerato compenso imponibile. Lo stesso rischio emerge quando mancano percorso, motivazione, chilometri o identificazione del mezzo.
Le conclusioni cambiano se l’ufficio di amministratore rientra nell’oggetto dell’attività professionale esercitata dal soggetto. In questa situazione il compenso e i rimborsi seguono le regole del reddito di lavoro autonomo e non devono essere gestiti automaticamente come redditi assimilati.
Deducibilità per la società
Per la S.r.l. il costo deve essere inerente, documentato e imputato correttamente. Quando l’amministratore è titolare di un rapporto assimilato a una collaborazione coordinata e continuativa, il rimborso chilometrico per l’auto personale è deducibile entro il limite previsto dall’articolo 95, comma 3, del TUIR.
La società deve quindi confrontare il costo chilometrico del mezzo effettivamente usato con quello ammesso fiscalmente. L’eventuale eccedenza può restare un costo contabilizzato, ma richiede una variazione fiscale in aumento nella determinazione del reddito imponibile.
Il rimborso chilometrico non è una fattura di carburante o di noleggio intestata alla società e non espone IVA detraibile. I pedaggi, i parcheggi e le altre spese separate devono invece essere valutati in base al documento disponibile e alle regole proprie del costo.
Pagamento tracciabile e nuove regole sulle spese di trasferta
La disciplina introdotta dal 2025 e successivamente modificata ha concentrato l’obbligo di pagamento tracciabile, ai fini fiscali, sulle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, come taxi e noleggio con conducente.
Il rimborso calcolato per l’uso dell’auto personale non coincide con il rimborso del prezzo pagato a un autoservizio pubblico non di linea. Resta comunque opportuno che la S.r.l. versi l’importo all’amministratore con uno strumento tracciabile, indicando nella causale il periodo o la nota spese cui il pagamento si riferisce.
Come registrare il rimborso in contabilità
Dopo l’approvazione della nota spese, la società rileva il costo per la trasferta e il corrispondente debito verso l’amministratore. Al pagamento, il debito viene chiuso contro banca o altro mezzo utilizzato.
È utile mantenere separati:
- il rimborso chilometrico;
- pedaggi e parcheggi;
- vitto e alloggio;
- eventuali somme imponibili riconosciute all’amministratore;
- la parte di costo fiscalmente indeducibile.
Questa distinzione facilita i controlli contabili, fiscali e dell’organo di vigilanza. Consente inoltre di riconciliare nota spese, autorizzazione, pagamento e trattamento applicato nel prospetto compensi.
Checklist prima del rimborso
- Verificare se l’incarico produce reddito assimilato o reddito professionale.
- Individuare il luogo ordinario di svolgimento dell’incarico e il comune interessato.
- Documentare la finalità societaria della trasferta.
- Autorizzare l’uso dell’auto personale secondo le regole interne.
- Identificare veicolo, percorso e chilometri effettivi.
- Applicare il costo chilometrico corretto per il periodo e il modello.
- Separare pedaggi e parcheggi, evitando duplicazioni con la tariffa.
- Verificare il limite di deduzione previsto per la società.
- Approvare la nota spese e collegarla al pagamento.
- Archiviare insieme autorizzazione, prospetto di calcolo e documenti della missione.
Conclusione
Il rimborso chilometrico all’amministratore è possibile quando remunera il costo di una trasferta reale e non rappresenta un compenso mascherato. La corretta gestione richiede una catena documentale semplice ma completa: esigenza aziendale, autorizzazione, nota spese analitica, tariffa verificabile, controllo del limite fiscale, registrazione contabile e pagamento riconciliabile.
