Per capire se una commessa è ancora redditizia non basta confrontare il prezzo concordato con i costi già registrati. Occorre stimare il margine previsto a completamento, sommando ai costi consuntivi una previsione aggiornata di quanto resta da spendere.
Il controllo deve quindi rispondere a quattro domande: quanto lavoro è stato realmente eseguito, quanto è già costato, quanto costerà completarlo e quali ricavi sono ancora ragionevolmente conseguibili.
Il calcolo che anticipa il risultato finale
Per ogni commessa è utile mantenere distinti almeno questi valori:
- ricavi contrattuali aggiornati, considerando soltanto corrispettivi acquisiti o ragionevolmente sostenibili;
- costi del preventivo iniziale, costruiti per attività, fase o categoria di costo;
- costi consuntivi rilevati fino alla data del controllo;
- costi ancora da sostenere, stimati nuovamente sulla base delle quantità residue, dei prezzi aggiornati e dei problemi emersi;
- costo previsto a completamento, dato dalla somma tra consuntivo e costi residui stimati;
- margine previsto finale, pari ai ricavi aggiornati meno il costo previsto a completamento.
La formula centrale è semplice:
Margine previsto a completamento = ricavi aggiornati − costi consuntivi − costi ancora da sostenere.
La difficoltà non è matematica. Consiste nel produrre una stima attendibile del lavoro residuo, evitando di considerare il preventivo iniziale come se fosse ancora valido nonostante ritardi, rilavorazioni, rincari o modifiche tecniche.
Preventivo, consuntivo e previsione non sono la stessa cosa
Il preventivo rappresenta l’obiettivo economico formulato prima dell’esecuzione. Il consuntivo misura ciò che è già accaduto. La previsione a completamento indica invece quale risultato appare probabile alla data del controllo.
| Dato | Domanda a cui risponde | Funzione |
|---|---|---|
| Preventivo iniziale | Quale risultato volevamo ottenere? | Definisce costi e margine obiettivo |
| Consuntivo | Quanto abbiamo già speso? | Misura i costi effettivamente maturati |
| Avanzamento | Quanto lavoro è stato realmente eseguito? | Rende confrontabili attività svolte e risorse assorbite |
| Stima residua | Quanto serve ancora per terminare? | Aggiorna quantità, tempi, prezzi e rischi |
| Previsione a completamento | Quale margine avremo probabilmente alla fine? | Supporta le decisioni prima della chiusura |
Una commessa può rispettare il preventivo nei primi mesi e diventare successivamente critica. Può anche presentare costi consuntivi elevati perché alcune lavorazioni sono state anticipate. Per questo il confronto economico deve essere letto insieme all’avanzamento tecnico.
Come misurare correttamente l’avanzamento
L’avanzamento può essere misurato attraverso costi sostenuti, ore lavorate, quantità prodotte, fasi completate o verifiche fisiche. Il criterio deve riflettere il lavoro effettivamente eseguito.
Il rapporto tra costi sostenuti e costi totali stimati può essere utile, ma rischia di risultare fuorviante quando:
- sono stati acquistati anticipatamente materiali non ancora impiegati;
- un errore ha generato costi senza produrre avanzamento;
- le prime fasi assorbono costi molto diversi dalle successive;
- le spese generali sono imputate in modo non coerente;
- il preventivo dei costi totali non è stato aggiornato.
In questi casi è opportuno affiancare al dato economico una misurazione tecnica basata sulle lavorazioni completate. Un avanzamento del 50% non significa necessariamente che sia stato consumato il 50% dei costi.
Esempio ipotetico di margine previsto a completamento
Si consideri una commessa di dodici mesi con ricavi contrattuali pari a 500.000 euro e costi inizialmente preventivati per 400.000 euro. Il margine obiettivo iniziale è quindi di 100.000 euro.
Dopo cinque mesi, l’impresa rileva:
- costi consuntivi: 180.000 euro;
- costi che il preventivo originario associava alle attività già eseguite: 160.000 euro;
- costi residui del preventivo originario: 240.000 euro;
- nuova stima dei costi ancora necessari: 250.000 euro;
- ricavi contrattuali aggiornati: 500.000 euro.
| Indicatore | Importo |
|---|---|
| Costo previsto a completamento | 430.000 euro |
| Margine finale aggiornato | 70.000 euro |
| Margine previsto sui ricavi | 14,0% |
| Riduzione rispetto al margine obiettivo | 30.000 euro |
La commessa rimane redditizia, ma il margine atteso scende da 100.000 a 70.000 euro. Attendere il completamento significherebbe scoprire troppo tardi una perdita di redditività pari a 30.000 euro.
Separare scostamenti maturati e rischi futuri
La riduzione complessiva può essere scomposta in due parti:
- scostamento già maturato: i costi consuntivi di 180.000 euro superano di 20.000 euro quelli originariamente associati al lavoro già eseguito;
- peggioramento futuro stimato: i costi residui aggiornati superano di 10.000 euro il residuo del preventivo iniziale.
La somma dei due effetti è pari a 30.000 euro. Questa distinzione cambia la decisione da prendere: lo scostamento maturato richiede di individuare le cause già prodotte, mentre il rischio futuro può ancora essere contenuto intervenendo su acquisti, tempi, impiego del personale, subforniture e modalità esecutive.
Le cause degli scostamenti devono essere codificate
Registrare soltanto che una commessa è “sopra budget” non permette di correggerla. Lo scostamento dovrebbe essere attribuito a una causa riconoscibile, ad esempio:
- quantità di materiali superiori al previsto;
- prezzi di acquisto diversi dal preventivo;
- ore lavorate eccedenti o produttività inferiore;
- rilavorazioni, errori o non conformità;
- ritardi del committente o dei fornitori;
- variazioni richieste durante l’esecuzione;
- costi indiretti sottostimati o imputati in modo incoerente;
- ricavi aggiuntivi ancora incerti o non formalizzati.
La codifica consente di distinguere un’anomalia occasionale da un errore ricorrente nella formulazione dei preventivi. Può inoltre evidenziare se il problema riguarda l’esecuzione della singola commessa oppure i criteri generali con cui l’impresa stima tempi e costi.
Una procedura periodica per le commesse in corso
Il controllo può essere organizzato attraverso una scheda aggiornata con frequenza coerente con durata, valore e rischio della commessa. Nei progetti più rapidi o volatili può essere necessario un aggiornamento ravvicinato.
- Aggiornare costi, ore, materiali e prestazioni esterne effettivamente sostenuti.
- Verificare con il responsabile tecnico le attività completate e quelle residue.
- Ricalcolare quantità, prezzi, tempi e risorse ancora necessari.
- Separare costi inevitabili, costi comprimibili e rischi potenziali.
- Aggiornare i ricavi considerando varianti, contestazioni, penali e incentivi con adeguata prudenza.
- Ricalcolare costo finale, margine previsto e variazione rispetto al preventivo.
- Attribuire ogni scostamento a una causa e a un responsabile dell’azione correttiva.
- Conservare la precedente previsione per verificare l’affidabilità delle stime nel tempo.
Per inserire questo controllo in un sistema informativo più ampio è utile coordinarlo con gli assetti amministrativi e contabili dell’impresa, mantenendo però distinta la previsione della singola commessa dal forecast aziendale complessivo.
Margine economico e cassa non coincidono
Una commessa redditizia può assorbire liquidità se pagamenti a fornitori e personale precedono gli incassi dal cliente. Al contrario, anticipi consistenti possono produrre cassa positiva mentre il margine finale si sta deteriorando.
Il controllo economico deve quindi rimanere distinto dal controllo finanziario:
- il margine confronta ricavi e costi di competenza della commessa;
- la cassa dipende dalle date effettive di incasso e pagamento;
- il fatturato non dimostra da solo né redditività né disponibilità finanziaria.
Il margine previsto a completamento permette di decidere se correggere l’esecuzione, formalizzare una variante, rivedere l’impiego delle risorse o aggiornare i futuri criteri di preventivazione. Il dato è però attendibile solo se costi residui e avanzamento vengono stimati sulla base del lavoro ancora necessario, non ricavati automaticamente dal budget originario.
Conclusione
La redditività di una commessa si valuta prima della fine trasformando il preventivo iniziale in una previsione aggiornata: costi già sostenuti più costi ancora necessari, confrontati con ricavi ragionevolmente conseguibili. Separare gli scostamenti già maturati dai rischi futuri consente di capire non soltanto quanto margine si sta perdendo, ma anche quale parte può essere ancora protetta con decisioni tempestive.
